Skal du automatisere noe, bør du vite hva det er verdt før du begynner. Ikke fordi regnestykket er vanskelig, men fordi det tvinger frem ærlighet: noen automatiseringer er gull, andre er leketøy. Her er metoden vi bruker hos kundene våre, med et eksempel du kan bytte ut med egne tall.
Grunnformelen
Verdien av en automatisering per måned er ganske enkelt: tiden oppgaven tar, ganger hvor ofte den gjøres, ganger hva tiden koster. Fra det trekker du kostnaden ved å bygge løsningen fordelt over levetiden, pluss løpende drift. Blir tallet tydelig positivt innen tolv måneder, er det verdt å gjøre. Blir det bare så vidt positivt, finnes det sannsynligvis en bedre kandidat et annet sted i bedriften.
Et regneeksempel
Si at et regnskapsbyrå bruker tolv minutter på å registrere hvert inngående bilag som ikke går automatisk, og at det kommer rundt førti slike om dagen. Det er åtte timer daglig, omtrent 160 timer i måneden. Med en reell timekostnad på 700 kroner er oppgaven verdt cirka 112 000 kroner i måneden. Hvis en løsning som leser og fører bilagene koster 150 000 kroner å få på plass og noen tusenlapper i måneden i drift, har den betalt seg selv før det er gått to måneder. Selv om løsningen bare tar åtti prosent av bilagene og resten fortsatt går manuelt, er regnestykket svært godt.
Poenget med eksempelet er ikke tallene, men formen: alle tallene kan måles i din egen bedrift på forhånd. Ta tiden på oppgaven en vanlig uke, tell hvor ofte den gjøres, og bruk reell timekostnad med sosiale kostnader, ikke bare lønn. Da er beslutningen et regnestykke, ikke en magefølelse.
Tre ting folk glemmer å regne med
Feilkostnad er den første. Manuelt arbeid har en feilrate, og feil koster: en faktura ført på feil kunde, en frist som glipper, en purring som aldri sendes. Hvis automatiseringen kutter feil, skal det inn på plussiden. Restarbeid er den andre. Nesten ingen automatisering tar hundre prosent av tilfellene, og noen må håndtere unntakene. Regn med at ti til tjue prosent av volumet fortsatt trenger et menneske, og trekk det fra gevinsten. Vedlikehold er den tredje. Systemer endrer seg, leverandører endrer format, og løsningen må følge med. Sett av noen timer i måneden til dette i regnestykket, ellers ser gevinsten bedre ut på papiret enn den blir i praksis.
Gevinsten som ikke står i regnearket
Timene du frigjør blir sjelden til lavere lønnskostnad. De blir til noe bedre: raskere svar til kunder, mer tid til salg, mindre overtid og folk som slipper de kjedeligste delene av jobben sin. Hos en typisk kunde frigjør vi 140 timer eller mer i måneden, og verdien ligger i hva de timene brukes til i stedet. Vær derfor konkret på forhånd: hvis vi frigjør åtte timer i uken hos Kari, hva skal Kari gjøre med dem? Har du et godt svar, er gevinsten reell. Har du ikke det, er det svaret du bør finne først.
Begynn med den beste kandidaten
Den beste første automatiseringen har høyt volum, klare regler, målbar tid og lav skade hvis noe går galt. Den verste er sjelden, komplisert og kritisk. Gjør regnestykket for tre eller fire kandidater, velg den med best tall og lavest risiko, og bruk den til å lære. Når den første gevinsten er målt og synlig, blir de neste beslutningene mye lettere å ta.