Mens mange bedrifter lurer på hvordan de skal komme i gang med kunstig intelligens, har regnskapssystemet deres allerede gjort det. Tripletex, Fiken og PowerOffice har i flere år bygget inn automatikk som leser bilag, foreslår føringer og purrer på fakturaer. Funksjonene ligger ofte i abonnementet dere allerede betaler for. Spørsmålet er om de er skrudd på.
Funksjonene som allerede ligger der
De tre store norske systemene har valgt ulike navn på funksjonene, men innholdet er gjenkjennelig på tvers. Bilagstolkning: du tar bilde av en kvittering eller mottar en faktura, og systemet leser beløp, dato, mva og leverandør og foreslår ferdig kontering. Automatisk bankavstemming: systemet matcher bevegelsene på kontoen mot fakturaer og føringer, og løfter bare frem avvikene. Automatisk purring: påminnelser og purringer går av seg selv etter regler dere setter én gang. Og gjenkjenning av faste mønstre: husleie, lisenser og abonnement føres likt hver måned uten at noen rører dem.
| Funksjon | Dette tar den over | Dette gjør du fortsatt |
|---|---|---|
| Bilagstolkning | Leser bilaget og foreslår føring | Godkjenner forslaget |
| Bankavstemming | Matcher transaksjoner mot bilag | Ser over avvikene |
| Purring | Sender påminnelser og purringer | Setter reglene én gang |
| Faste føringer | Fører gjentakende kostnader likt | Tar stikkprøver |
Hvorfor står de av?
Den vanligste grunnen er den kjedeligste: ingen har vært inne i innstillingene siden systemet ble satt opp. Funksjoner som er kommet til de siste årene står ofte av som standard, og verken daglig leder eller regnskapsfører har hatt det som oppgave å gå gjennom hva abonnementet nå inneholder. En annen grunn er arbeidsdeling som ble avtalt før funksjonene fantes: bilag punsjes fortsatt manuelt fordi det var slik samarbeidet startet. Og noen lar være av frykt for at automatikken skal føre feil, uten å vite at alt kan kjøres som forslag et menneske godkjenner.
Hva det er verdt
Et regneeksempel med runde tall, sett inn deres egne: en bedrift med 200 bilag i måneden sparer omtrent tre minutter per bilag når tolkningen fyller ut det meste. Det er ti timer i måneden. Med en intern timekostnad på 700 kroner blir det rundt 84 000 kroner i året, før man regner med raskere betaling etter automatisk purring og færre feilføringer å nøste opp i. Hele metoden for å regne på slikt finner du i Slik regner du hjem en automatisering.
Slik skrur du på uten risiko
Alt dette kan innføres uten å slippe kontrollen. Skru på tolkning som forslag, og godkjenn hvert bilag manuelt i en måned. Tell hvor ofte forslaget var riktig. Treffer det godt på de vanlige bilagene, lar du systemet føre dem og bruker tiden på unntakene. Ansvaret er uendret: bokføringsloven gjelder som før, og det er fortsatt dere som godkjenner regnskapet. Forskjellen er hvem som taster. Snakk også med regnskapsføreren om ny arbeidsdeling, for når systemet gjør punsjejobben, bør timene deres brukes på rådgivning i stedet.
Det automatikken ikke gjør
For ordens skyld: dette er ikke en regnskapsfører i maskinform. Systemene er gode på det som gjentar seg, og svake på skjønn. Vurderinger av periodisering, mva i grensetilfeller, avskrivninger og alt som krever kjennskap til avtalene bak tallene, hører fortsatt hjemme hos et menneske som kan faget. To grep gjør automatikken merkbart bedre: be leverandørene sende EHF i stedet for PDF på e-post, for strukturerte fakturaer tolkes nesten feilfritt, og rydd i leverandørregisteret, slik at systemet gjenkjenner dem det møter ofte. Jo jevnere strømmen av bilag er, desto mer kan gå av seg selv.
Fire ting du kan sjekke i kveld
- Logg inn i regnskapssystemet og åpne innstillingene for bilagsmottak og tolkning. Se hva som står av.
- Sjekk om purring og betalingspåminnelser kan gå automatisk, og hvilke regler som i så fall gjelder.
- Se om bankkontoen er koblet til for automatisk avstemming.
- Send regnskapsføreren ett spørsmål: hvilke funksjoner betaler vi for som vi ikke bruker?
Er svaret at mye står av, har dere sannsynligvis funnet årets enkleste gevinst: ingen nye systemer å kjøpe, ingen nye pålogginger å lære, bare funksjoner dere alt eier som endelig får jobbe. Og handler det om mer enn regnskapet, om dokumentflyt, e-post og rapportering som fortsatt gjøres for hånd, er det akkurat slike forbedringer vi bygger i tjenesten automatisering.
Vil dere ha en gjennomgang av hvilke automatikk-muligheter som ligger ubrukt i systemene deres? Det er en kort jobb med tydelig svar.