Et tenkt, men realistisk eksempel. Fortellingen bygger på typiske situasjoner vi møter i norske bedrifter. Ingen ekte kunde eller virksomhet omtales, og tallene er illustrasjoner på nivåer vi ser i praksis.
Fjorten biler, to planleggere og et regneark som styrte alt. Dette er fortellingen om hvordan ruteplanleggingen kan gå fra to timer hver morgen til et forslag som ligger klart, uten at planleggeren mister rattet.
Firmaet i dette eksempelet kjører distribusjon i eget fylke: varer til butikker, byggevarer til anlegg, noen faste kontrakter og en jevn strøm av enkeltoppdrag. Hver kveld kom mellom 80 og 120 ordrer inn til neste dag.
Planleggingen bodde i et regneark og i hodet på to erfarne planleggere. Den holdt, helt til noe endret seg. Og noe endret seg hver dag: en sykemelding, en avbestilling, et hasteoppdrag, en bil på verksted. Da begynte telefonrunden.
Planleggeren åpner regnearket og gårsdagens ordrer
Sjåfør ringer inn sykemelding. Kabalen legges på nytt
Rutene fordeles muntlig og på lapper
Bilene ruller, tre kvarter forsinket
Hasteoppdrag. Fire telefoner for å finne en bil med plass
Ruteforslaget for alle bilene ligger klart, bygget i natt
Sykemelding. Maskinen foreslår omfordeling på tre minutter
Planleggeren justerer to stopp og godkjenner
Rutene ligger på mobilen til hver sjåfør. Bilene ruller
Hasteoppdrag legges inn. Forslag om ledig bil på under et minutt
Regelen sto fast hele veien: maskinen foreslår, planleggeren bestemmer. Ingen rute går ut uten et menneskes godkjenning.
Ordrer, adresser, tidsvinduer, bilstørrelser og faste kontrakter ble samlet i ett system. Kjedelig arbeid, og helt avgjørende: en planlegger kan ikke stole på forslag bygget på feil adresser.
Maskinen begynte å legge ruteforslag for neste dag om natten. Planleggerne flyttet mye rundt de første dagene, og hver flytting lærte systemet noe om hvordan firmaet faktisk kjører.
Sjåførene stolte ikke på forslagene, og de hadde rett i mye. Ett forslag la opp til levering i sentrum klokka 07:45, der varemottaket i praksis er stengt av morgentrafikk. Et annet sendte en stor bil inn en vei med vektgrense. Løsningen ble å ta lokalkunnskapen på alvor: hver sjåfør kan merke et stopp med «dette går ikke» og en kort grunn, og innspillet blir en fast regel i systemet. Etter tre uker med slike innspill sluttet forslagene å gjøre de samme feilene, og skepsisen snudde til eierskap.
Den egentlige gevinsten kom ikke om morgenen, men midt på dagen. Sykemeldinger, avbestillinger og hasteoppdrag håndteres nå med et nytt forslag på minutter, i stedet for en telefonrunde på trekvarter.
Tallene er illustrasjoner, ikke lovnader. Den ene planleggeren sa det slik i det tenkte eksempelet: jobben ble ikke borte, den ble flyttet fra å legge kabal til å ta beslutninger.
Et transport- eller logistikkfirma med 5 til 30 biler, der planleggingen sitter i et regneark og i hodene på en eller to nøkkelpersoner. Mønsteret er det samme for budbiler, flyttebyråer og distribusjon: planen er god klokka seks og utdatert klokka ni.
Vi ser på hvordan planleggingen deres foregår i dag, og hvor et planforslag fra maskinen vil monne mest. Første samtale er uforpliktende.