Et tenkt, men realistisk eksempel. Fortellingen bygger på typiske situasjoner vi møter i norske bedrifter. Ingen ekte kunde eller virksomhet omtales, og tallene er illustrasjoner på nivåer vi ser i praksis.

Tenkt eksempel

Håndverkeren som fikk kveldene tilbake

En elektrikermester med tre ansatte. Dagene gikk til anleggene, kveldene til tilbud, timelister og fakturagrunnlag. Dette er fortellingen om hvordan papirarbeidet kan flyttes over på maskinen, uten at mesteren gir fra seg kontrollen.

  • AnsatteMester, 2 montører, 1 lærling
  • Tilbud per månedca. 10
  • Kveldsarbeid per ukeca. 11 timer
  • Papirarbeid utførtEtter klokka 18
En typisk tirsdag, etter middag

  1. Tilbud på rehabilitering av sikringsskap, boligfelt

    1 t 20 min

  2. Timelister for hele laget, ført fra huskelapper

    50 min

  3. Fakturagrunnlag, materiell letes opp i fem følgesedler

    45 min

  4. E-post til leverandør og to kunder som venter på svar

    40 min

  5. Ferdig. Samme program i morgen.

Før

Utgangspunktet

Firmaet i dette eksempelet er en elektrikerbedrift med fire mann i arbeid. Ordreboka var full, og det var ikke jobben på anleggene som var problemet. Det var alt rundt.

Hvert tilbud tok to til tre timer å skrive, og mesteren visste at hvert tredje tilbud han ikke rakk å sende, var en jobb som gikk til noen andre. Timelistene ble ført fra huskelapper og minne, gjerne flere dager på etterskudd. Fakturagrunnlaget krevde leting i følgesedler og meldinger.

Til sammen ble det rundt 11 timer kveldsarbeid i uka. Familien merket det før regnskapet gjorde det.

Kvelden, før og etter

Døgnskiven viser kontortiden på en vanlig kveld i dette eksempelet. Arbeidet forsvinner ikke, det krymper til en kontrollrunde som er ferdig før kveldsmaten.
Veien

Tre grep over fem uker

Ingen nye systemer å lære for montørene. Verktøyene ble koblet på det firmaet allerede brukte, ett grep om gangen.

Tilbud fra befaring

Mesteren tar bilder og leser inn notater på befaringen. Maskinen skriver et tilbudsutkast bygget på firmaets egne, tidligere tilbud. Mesteren justerer og sender.

Per tilbud: fra ca. 2,5 t til ca. 40 min

Timer og dokumentasjon i bilen

Montørene leser inn en kort talemelding når de kjører fra anlegget. Maskinen fører utkast til timeliste og sjekkliste, som godkjennes neste morgen.

Timelister: fra huskelapper til 5 min om morgenen

Fakturagrunnlag som samler seg selv

Timer, materiell og følgesedler samles fortløpende per jobb. Når jobben er ferdig, ligger grunnlaget klart. Mesteren kontrollerer og sender.

Fra leting i bunker til én gjennomlesing

Det som butta imot

Talemeldingene ble feiltolket i starten. Fagord som jordfeilautomat og navn på anlegg ble til rare ord i timelistene, og en av montørene ga opp hele ordningen i to uker. Løsningen var en egen ordliste med firmaets begreper og anleggsnavn, og en fast regel: ingenting føres endelig uten at et menneske har lest det.

Tilbudene var den andre skjæren. De første utkastene hørtes ikke ut som mesteren, og han nektet å sende noe han ikke kunne stå for. Først da maskinen fikk lære av hans egne gamle tilbud, ble tonen riktig. Han leser fortsatt hvert tilbud før det går ut, og det er poenget: maskinen skriver, mesteren bestemmer.

Etter

Kvelds-regnskapet, per uke

  1. Tilbud
    ca. 4,5 t
    ca. 1,5 t
  2. Timelister og dokumentasjon
    ca. 3 t
    ca. 0,5 t
  3. Fakturagrunnlag
    ca. 2 t
    ca. 0,5 t
  4. E-post og bestillinger
    ca. 1,5 t
    ca. 1 t
  5. Sum kveldsarbeid
    ca. 11 t
    ca. 3,5 t

Tallene er regnestykket i dette tenkte eksempelet, ikke en lovnad. To ting til kom på kjøpet: tilbudene gikk ut dagen etter befaring i stedet for uka etter, og flere sendte tilbud ga flere jobber uten en eneste ny arbeidstime.

Kjenner du deg igjen?

Hva slags bedrift ligner dette på?

En håndverksbedrift med to til ti ansatte der innehaveren selv skriver tilbudene og tar papirarbeidet etter arbeidstid. Mønsteret er det samme for elektrikere, rørleggere, snekkere og byggmestere: fagfolkene er på jobb hele dagen, og administrasjonen skjer på kvelden.

Neste steg

Hvor mange kvelder ligger i ditt papirarbeid?

Vi går gjennom en vanlig arbeidsuke hos dere og peker på hvor en tilsvarende endring vil monne mest. Første samtale er uforpliktende.

Avtal en prat Les om automatisering