Et tenkt, men realistisk eksempel. Fortellingen bygger på typiske situasjoner vi møter i norske bedrifter. Ingen ekte kunde eller virksomhet omtales, og tallene er illustrasjoner på nivåer vi ser i praksis.

Tenkt eksempel

Regnskapsbyrået som sluttet å taste

Åtte ansatte, rundt 240 faste kunder og en bilagsbunke som aldri tok slutt. Dette er fortellingen om hvordan et lite byrå kan flytte tastingen over på maskinen og beholde kontrollen selv.

Før

Utgangspunktet

Byrået i dette eksempelet fører regnskap for små bedrifter: håndverkere, kafeer, nettbutikker. Hver uke kom det inn rundt 1 100 bilag på e-post, i kundeportalen og som fotografier tatt med mobilen.

Hvert bilag tok halvannet til to minutter å registrere. Til sammen ble det omtrent 27 timer ren tasting i uka, fordelt på tre medarbeidere. I januar og rundt fristene om våren ble det kvelder og helger, og de dyktigste folkene brukte arbeidsdagen på det minst faglige de kunne gjøre.

Ingen hadde tid til rådgivningen kundene faktisk spurte etter.

Bilagene leses av maskinen, konteringen foreslås, og et menneske godkjenner. Ingen føring uten kontroll.
Veien

Åtte uker, ført som journal

Ingen storslått omlegging. Én arbeidsflyt om gangen, med kontrollen bygget inn fra start.

  1. Før oppstart

    Avtaler og personvern først

    Databehandleravtale på plass, lagring avklart innenfor EØS, og kundene informert. Ikke ett bilag ble behandlet før dette var i orden.

  2. Uke 1 og 2

    Kartlegging av hvor timene ble av

    Tastingen var den største tidstyven, med purringer og avstemming på plassene bak. Byrået valgte å starte der gevinsten var størst og risikoen lavest.

  3. Uke 3

    Første bilag gjennom maskinen

    KI-tolkning av bilag ble koblet til regnskapssystemet byrået allerede brukte. Maskinen leser fakturaen, foreslår kontering og legger den klar til godkjenning. Ingenting bokføres av seg selv.

  4. Uke 4 og 5

    Det som butta imot

    Leverandørfakturaer med uvanlig oppsett ble tolket feil, og i starten traff maskinen bare på rundt 8 av 10 bilag. En erfaren regnskapsfører var skeptisk, med god grunn, og nektet å godkjenne noe hun ikke hadde sett selv. Løsningen ble en fast kontrollrutine: maskinen foreslår, et menneske godkjenner, og alt maskinen er usikker på havner i en egen kø.

  5. Uke 6 og 7

    Rutinen setter seg

    Treffsikkerheten krøp over 9 av 10 etter hvert som maskinen lærte byråets faste leverandører. Kontrollkøen krympet fra timer til under én time om dagen.

  6. Uke 8

    Vanlig drift

    Tastingen var ikke lenger en arbeidsoppgave, men et unntak. De tre medarbeiderne som før delte bilagsbunken, brukte tiden på avstemming, kontroll og kundespørsmål.

Etter 21

timer i uka frigjort, bare på bilagsføringen. Ingen sluttet. Timene gikk til rådgivning, den delen av jobben kundene faktisk betaler mest for.

Timeregnskapet

Uka før og uka etter

OppgaveFørEtter
Bilagsregistreringca. 27 tca. 6 t kontroll
Purring og oppfølgingca. 4 tca. 2 t
Kundespørsmål om bilag og fristerca. 3 tca. 1 t
Sum per ukeca. 34 tca. 9 t

Tallene er byråets eget regnestykke i dette tenkte eksempelet, ikke en lovnad. Poenget er formen på det: den store posten forsvinner ikke, den blir til en liten kontrollpost.

Kjenner du deg igjen?

Hva slags bedrift ligner dette på?

Et regnskapsbyrå med 5 til 15 ansatte, mange små kunder og bilagsmengder som styrer arbeidsuka. Det samme mønsteret gjelder for revisorer og andre som bruker fagfolk til å flytte tall fra ett dokument til et annet.

Neste steg

Hvor mange timer ligger i deres bunke?

Vi går gjennom arbeidsuka deres og peker på hvor en tilsvarende endring vil monne mest. Første samtale er uforpliktende.

Avtal en prat Les om automatisering