Du ble ikke psykolog for å administrere en venteliste
Inntaksskjemaer, ventelistesvar og timeadministrasjon kan gå av seg selv, stille og ordentlig. Så går mer av uka til det bare du kan gjøre: sitte i rommet med et menneske.
Uka slik den er, og slik den kan bli
I dag
Med automatisert inntak og timeadministrasjon
Illustrasjonen viser en typisk avtalepraksis. Poenget er ikke desimalene, men retningen: administrasjonstimene kan mer enn halveres uten at noe faller mellom stolene.
Dette kan gå av seg selv i praksisen din
Tilpasset journalsystemer som Psykbase og timebestillingen dere allerede bruker. Ingenting av det kliniske røres.
Inntak som er klart før første time
Nye klienter får inntaksskjema automatisk når timen bekreftes. Svarene sammenfattes til en kort oversikt du leser før første konsultasjon, i stedet for å bruke et kvarter av timen på kartlegging som kunne vært gjort på forhånd.
Sparer 4 til 6 timer i månedenVenteliste som svarer for seg
De som står på venteliste, får automatisk beskjed om plassering og forventet ventetid, og varsel når en time åpner seg. Du slipper å besvare de samme henvendelsene om status uke etter uke.
Sparer 3 til 5 timer i månedenTimeadministrasjon uten deg
Påminnelser, bekreftelser, avbestillinger og tildeling av ledige timer går automatisk etter dine regler. Avlyser noen sent, tilbys timen til neste på listen uten at du åpner kalenderen.
Sparer 6 til 9 timer i månedenTaushetsplikten er ikke forhandlingsbar
-
Pilot først
Vi begynner med det minst sensitive, gjerne timeadministrasjonen. Du ser at det virker og hva det sparer, før noe som berører klientinformasjon vurderes.
-
Mennesket bestemmer
Automatikken håndterer logistikk, aldri innhold. Ingen kliniske vurderinger, ingen svar som utgir seg for å være terapeutiske. Alt uvanlig legges til deg.
-
Data under kontroll
Journal og klientdata blir der de er. Løsningene settes opp innenfor personvernforordningen og Normen for informasjonssikkerhet, med databehandleravtaler på plass før noe skrus på.
Vår grense: vi bygger aldri løsninger der en maskin samtaler med klienter om psykisk helse. Automatikken stopper ved logistikken. Rommet, samtalen og vurderingene er dine.
Veien videre
Vil du se hva som lønner seg først i din praksis, er en AI-strategi en ryddig start. Les også om automatisering, AI-agenter for administrative henvendelser, og kurs og opplæring.
Ofte stilte spørsmål
Kan AI skrive journalnotater for oss?
Nei, det ligger utenfor det vi bygger på denne siden. Løsningene her dekker inntak, venteliste og timeadministrasjon, altså logistikken rundt praksisen. Klinisk dokumentasjon er en annen kategori med andre krav, og noe vi eventuelt ville vurdert helt for seg, med egne strenge rammer.
Får noen utenfor praksisen tilgang til klientopplysninger gjennom dette?
Journal og klientdata blir i deres eksisterende systemer. Det som automatiseres er logistikk som timepåminnelser og ventelisteplassering, og databehandleravtaler er på plass før noe kobles til, i tråd med personvernforordningen og Normen for informasjonssikkerhet.
Hva om noen på ventelisten skriver noe personlig eller bekymringsfullt i en henvendelse?
Systemet svarer kun på status og plassering, det fører ingen samtale om innhold. Alt som ikke er en ren logistikkhenvendelse rutes til deg eller praksisen for vurdering, i tråd med grensen om at maskinen aldri samtaler med klienter om psykisk helse.
Kan dette brukes av en enkeltmannspraksis, eller må vi være en større klinikk?
Det fungerer for begge, men omfanget av piloten tilpasses størrelsen. En enkeltmannspraksis starter gjerne med bare timeadministrasjonen, mens en klinikk med flere behandlere kan sette opp felles venteliste- og inntaksflyt fra start.
Hvor mange klienttimer stjeler administrasjonen?
Fortell oss hvordan inntak og timebok håndteres i dag, så viser vi hva som kan gå av seg selv. Den første samtalen koster ingenting.