Tusen detaljer. Én kjøreplan.
Deltakerlister, kjøreplan og leverandører kan holdes synkronisert automatisk frem mot arrangementsdagen. Endrer noe seg ett sted, oppdateres alt som henger sammen med det.
Alt henger sammen. Nå kan det også oppføre seg sånn
I dag lever deltakerlisten, kjøreplanen, cateringbestillingen og bordplasseringen i hvert sitt dokument, og hver endring skal huskes fem steder. Med ett felles grunnlag skjer oppdateringene selv, og prosjektlederen ser en versjonslogg i stedet for å lete i tråder.
Eksempel: en deltaker melder avbud torsdag kveld. Se hva som skjer til høyre, uten at noen i byrået løftet en finger.
Rundt 25 timer spart i måneden i leveransetunge perioderAvbudet registreres, og ledig plass tilbys automatisk til første på ventelisten.
Antallet justeres, og allergioversikten sendes på nytt til kjøkkenet.
Bordplasseringen flyttes, og navneskilt-listen til trykk oppdateres.
Taleren som skulle takkes av deltakeren, får beskjed om endringen i sin versjon.
To muligheter til frem mot dagen
Deltakerhenvendelser
Allergier, hotellspørsmål, parkering, hvem sitter jeg med. Henvendelsene sorteres og besvares automatisk med arrangementets egne opplysninger, hele døgnet, og bare de spesielle tilfellene havner hos prosjektlederen.
Leverandøroppfølging
Bekreftelser fra lyd og lys, riggetider, leveringsfrister for trykksaker. Systemet purrer vennlig på det som mangler, varsler når svar uteblir for lenge, og holder en samlet oversikt over hva som er bekreftet før dagen.
Arrangementet har én sjanse. Vi tar ikke sjanser
-
Pilot på ett arrangement
Vi kjører første oppsett på ett avgrenset arrangement, gjerne parallelt med dagens rutine, og evaluerer sammen etterpå.
-
Mennesket bestemmer
Prosjektlederen godkjenner alt som går til kunde, talere og leverandører. Automatikken holder orden, folkene deres holder relasjonene.
-
Data under kontroll
Deltakerlister med allergier og kontaktinfo er personopplysninger. Alt behandles etter GDPR, med databehandleravtale, og slettes etter avtalt tid når arrangementet er over.
Veien videre
En AI-strategi kartlegger hvor timene renner ut i deres prosjekter. Les mer om automatisering og AI-agenter, eller gi prosjektlederne et forsprang med kurs og opplæring.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer konkret hvis en deltaker melder avbud kvelden før arrangementet?
Avbudet registreres, og plassen tilbys automatisk til første på ventelisten. Cateringantallet justeres, bordplasseringen flyttes og navneskilt-listen til trykk oppdateres samtidig, uten at noen i byrået må huske å gjøre det fem forskjellige steder.
Kan systemet svare deltakere direkte, eller går alt gjennom prosjektlederen først?
Vanlige spørsmål om allergier, hotell og parkering besvares automatisk med arrangementets egne opplysninger, hele døgnet. Det som er spesielt eller usikkert, havner hos prosjektlederen, som fortsatt godkjenner alt som går til talere og leverandører.
Hva skjer med deltakerdata etter at arrangementet er ferdig?
Deltakerlister med allergier og kontaktinfo behandles som personopplysninger under GDPR, med databehandleravtale, og slettes etter en avtalt frist når arrangementet er avsluttet.
Kan vi teste dette på ett arrangement før vi bestemmer oss?
Ja, det er slik vi anbefaler å starte. Første oppsett kjøres på ett avgrenset arrangement, gjerne ved siden av dagens rutine, og dere evaluerer sammen med oss etterpå før noe utvides.
Hvor mange regneark holder neste arrangement i live?
Fortell oss hvordan dere styrer deltakere, kjøreplan og leverandører i dag, så viser vi hva som kan synkronisere seg selv. Den første samtalen koster ingenting.