Dette er verktøykassa vi henter fra når vi bygger for norske bedrifter. Hver teknikk er beskrevet med hva den gjør og når den passer, slik at dere kan kjenne igjen deres egen hverdag i lista.
Still spørsmål på vanlig norsk og få svar hentet fra bedriftens egne håndbøker, rutiner og avtaler. Passer når kunnskapen finnes, men er spredt på mapper og hoder. De ansatte slipper å lete eller spørre den ene som vet.
DokumenterTar opp møtet, skriver referat og trekker ut beslutninger og oppgaver med ansvarlig person. Passer for ledermøter, prosjektmøter og kundemøter der referatet ellers aldri blir skrevet.
DokumenterLager første utkast til tilbud basert på forespørselen og tilbud dere har vunnet tidligere. Selgeren justerer og sender i stedet for å starte på et blankt ark. Passer der tilbudsskriving stjeler kveldstimer.
DokumenterLeser en kontrakt og flagger avvik fra deres standardvilkår, uvanlige frister og punkter som bør sjekkes. Erstatter ikke juristen, men sørger for at hun bruker tiden på de riktige avsnittene.
DokumenterOversetter dokumenter, manualer og e-post til og fra norsk med bedriftens egen terminologi. Passer når dere har utenlandske kunder, leverandører eller ansatte, og byrå blir for tregt for hverdagsbruk.
DokumenterLager utkast til svar på kundehenvendelser basert på tidligere svar og deres egne rutiner. Medarbeideren leser gjennom, justerer og sender. Passer der innboksen fylles av spørsmål som ligner på hverandre.
KundekontaktLeser innkommende e-post og sender den til rett person eller kø: ordre, faktura, reklamasjon eller forespørsel. Passer for felles postkasser der noen i dag bruker første halvtime av dagen på å fordele.
KundekontaktSvarer på vanlige spørsmål på nettsiden hele døgnet, med svar hentet fra deres eget innhold. Spørsmål den ikke kan svare trygt på, sendes videre til et menneske. Passer der de samme ti spørsmålene kommer igjen og igjen.
KundekontaktHolder øye med henvendelser som ikke har fått svar og lager utkast til oppfølging. Passer der forespørsler blir liggende og kunder faller fra i stillhet.
KundekontaktLeser gjennom anmeldelser, undersøkelser og klager og oppsummerer hva kundene faktisk sier, med utviklingen over tid. Passer når dere har mange tilbakemeldinger og ingen tid til å lese alle.
KundekontaktLeser fakturaer og kvitteringer, henter ut beløp, leverandør og dato og legger dem klare til bokføring. Passer for alle som fortsatt taster bilag manuelt eller sender bunker til regnskapsføreren.
ØkonomiSammenligner innkommende faktura med ordre og avtale og flagger avvik i pris, mengde eller vilkår. Passer der fakturaer glir gjennom uten kontroll fordi ingen rekker å sjekke.
ØkonomiTa bilde av kvitteringen, så fylles reiseregningen ut med beløp, dato og kategori. Passer for bedrifter der ansatte reiser mye og regningene leveres sent og med feil.
ØkonomiSetter sammen tall fra regnskap og drift til et utkast til månedsrapport med kommentarer. Økonomiansvarlig kontrollerer og sender videre. Passer der rapporten hver måned bygges for hånd i regneark.
ØkonomiFølger med på forfalte fakturaer og lager utkast til vennlige purringer i deres egen tone. Passer der purring gjøres i skippertak og utestående vokser fordi ingen liker å mase.
ØkonomiLager forslag til vaktplan ut fra bemanningsbehov, tilgjengelighet, kompetansekrav og arbeidstidsregler. Lederen justerer og godkjenner. Passer for butikk, helse, servering og andre med turnus.
DriftDen ansatte dikterer eller tar bilde, og avviket blir til en strukturert rapport i riktig kategori. Passer der avvik i dag ikke meldes fordi skjemaet er for tungvint.
DriftEn bildemodell ser på produkter eller utført arbeid og flagger avvik et menneske ville sett, men ikke rekker å lete etter. Passer i produksjon, næringsmiddel og bygg der visuell kontroll gjøres stikkprøvevis i dag.
DriftFølger med på driftsdata fra maskiner og utstyr og varsler når noe oppfører seg unormalt, før det stopper. Passer der uplanlagt stans koster mer enn planlagt vedlikehold.
DriftForeslår hva som bør bestilles ut fra forbruk, sesong og leveringstid, før hyllene blir tomme. Passer for butikk, verksted og produksjon der bestilling i dag gjøres på magefølelse.
DriftLager prognoser for salg, pågang eller bemanningsbehov basert på egen historikk og sesong. Passer der neste kvartal i dag planlegges ut fra fjoråret pluss en følelse.
AnalyseFølger med på offentlige utlysninger og varsler om anbud som passer bedriftens profil, med en kort oppsummering av kravene. Passer for alle som lever av anbud og ikke rekker å følge med selv.
AnalyseFanger opp kunder som er i ferd med å bli borte: færre ordre, lengre stillhet, endret mønster. Passer for abonnement, faste avtaler og gjenkjøp, der det er billigere å beholde enn å vinne nye.
AnalyseFølger med på leverandørprisene deres over tid og flagger økninger som ellers forsvinner i mengden. Passer der innkjøp skjer fra mange leverandører og ingen har full oversikt over hva ting faktisk koster nå.
AnalyseSe etter oppgavene som gjentas ofte, følger et mønster og stjeler tid fra folk som har bedre ting å gjøre. Der begynner gevinsten.
En teknikk blir først nyttig når den kobles til en kilde, et kontrollpunkt og et resultat. Vi har tegnet opp tolv slike sammensetninger.
Se de tolv oppsetteneEn kort strategigjennomgang viser hva hver teknikk er verdt hos akkurat dere, og i hvilken rekkefølge de bør innføres.
Slik jobber vi med strategiEn kort samtale er nok til å peke ut teknikkene som monner mest i deres hverdag. Kundekontakt løses oftest som AI-agenter, resten som automatisering.