Kundene bestiller slik de alltid har gjort: en e-post med et vedlegg, en telefon til selgeren, en melding om «det samme som sist». I dag skal alt tastes inn linje for linje. Med AI blir bestillingen lest, tolket og lagt inn i ERP-systemet med riktig kundenummer og artikkelnummer, mens ordrekontoret kontrollerer i stedet for å taste.
Bestillinger i fritekst, vedlegg og regneark tolkes maskinelt: kunden kjennes igjen på avsender, varelinjene kobles til riktige artikkelnummer, antall og leveringsdato fylles ut, og ordren legges klar i ERP-systemet. Linjer det er tvil om flagges til et menneske i stedet for å gjettes. Tastefeilene forsvinner, selgerne slipper å være postkontor, og ordrekontoret bruker dagen på kundene i stedet for tastaturet.
Forslag til bestillinger mot leverandørene settes opp automatisk fra salgshistorikk, sesongmønster, kampanjer og leverandørenes leveringstider. Innkjøperen ser hvorfor hvert forslag er som det er, justerer og godkjenner. Resultatet er færre restordrer mot kundene og mindre penger bundet i varer som står stille på lageret.
Henvendelser om leveranser, restordrer, priser og saldo besvares automatisk fra ordre- og lagerdata, på e-post og i kundeportalen. Kunden får svar med en gang i stedet for å vente på at noen rekker å slå opp, og ordrekontoret tar bare de sakene som faktisk krever et menneske.
Vi starter med én kundegruppe eller én bestillingstype og kjører den nye flyten parallelt med manuell føring. Først når treffsikkerheten er dokumentert mot deres egne ordrer, tas løsningen i daglig bruk.
Ordre med tvil, uvanlige mengder eller nye leveringsadresser går alltid innom et menneske før de slippes videre. Reglene for hva som krever godkjenning setter dere selv, og de kan strammes til eller løsnes når som helst.
Kundelister, priser og rabattavtaler er konkurransesensitive. Alt holdes i deres egne systemer, brukes ikke til å trene åpne modeller, og oppsettet følger personvernregelverket og AI-forordningen.
Kunden kjennes igjen på avsenderadressen og kobles til riktig kundenummer i ERP-systemet, akkurat slik en erfaren ordremottaker ville gjort det. Er avsenderen ukjent eller det er tvil om hvilket kundenummer som er riktig, flagges bestillingen for manuell kontroll i stedet for å gjettes.
Linjer med uklart artikkelnummer, uvanlig mengde eller varer som ikke finnes i sortimentet legges ikke automatisk inn. De flagges til ordrekontoret, som avgjør før ordren fullføres. Poenget er å fjerne det kjedelige tastearbeidet, ikke å gjette på det som er usikkert.
Ja. Forslagene til bestilling mot leverandørene er alltid forslag, ikke automatiske ordrer. Innkjøperen ser hvilken salgshistorikk og hvilket sesongmønster forslaget bygger på, og justerer eller avviser før noe sendes videre.
Løsningen bygges mot ERP-systemet dere kjører i dag, ikke som en erstatning for det. I en kartlegging ser vi på hvilke grensesnitt systemet tilbyr, og bygger ordreflyten slik at bestillingen havner rett i deres eksisterende rutiner.
Fortell oss hvordan bestillingene kommer inn i dag og hvilket ERP-system dere kjører, så vurderer vi sammen hvor stor del av flyten som kan gå av seg selv. Den første samtalen koster ingenting.